Tradicionalmente, celebramos la festividad del libro el día 23 de abril, recordando la muerte de Miguel de Cervantes. Por tanto, debemos sumarnos en tan destacada fecha a la celebración, desde la óptica fiscalizadora. Primero, con la foto que preside esta entrada, de la biblioteca personal de Dolores Medio (Oviedo, 1911-1996) tal como continuaba unos años después de su muerte, cuidada por la fundación que lleva su nombre. Pero también debemos analizar algunos aspectos de la gestión financiera de los fondos bibliográficos y documentales, adaptada a nuestros tiempos.
Para la doctrina contable en este tema nos encontramos ante una disyuntiva estratégica de considerar los libros y revistas como gasto o como inversión, susceptible de capitalización, como inmovilizado. Hay una corriente minoritaria que tiende a su consideración como gasto del ejercicio en lugar de la adquisición de un activo. Se presentan como razones su pequeña cuantía individual o incluso su corta vida útil, pues los conocimientos que proporcionan se vuelven obsolescentes con rapidez.
Si consideramos la adquisición de libros como una inversión en el inmovilizado, tal como hace el Plan General de Contabilidad Pública español, la razón fundamental será su trascendencia a futuros ejercicios económicos. Sin embargo, muchas universidades amortizan esa inversión en un solo ejercicio.
Respecto al fondo histórico de las bibliotecas, la doctrina oficial ha establecido su adecuado tratamiento: contabilización, sea o no de su titularidad y valoración, según el precio de adquisición o tasación, de acuerdo con la forma de entrar en el patrimonio público.
La realidad es que la gran mayoría de las instituciones no incluyen dentro de su activo el valor del patrimonio histórico bibliográfico, por el alto coste que supondría una correcta tasación. Un problema que nace con la economía digital es la suscripción de bases de datos y revistas electrónicas en lugar de impresas en papel. Es la disyuntiva “mediateca versus la papelteca”.
Llegado a este punto es imprescindible realizar unas reflexiones respecto a los equipamientos bibliotecarios, que ya ofrecen servicios sin necesidad de acudir a sus instalaciones. Estas bibliotecas sin fronteras dejarán de poseer grandes colecciones para distribuir información.
Hago aquí un modesto homenaje a nuestros serviciales bibliotecarios, que han pasado en unos años de ser gestores de libros a gestores de información. Jubilamos este año a Pepe Rincón, estacionario mayor de la Universidad de Salamanca, y con él a una época y una manera de entender la biblioteca. En la foto, enseña «su» biblioteca histórica a los asistentes al simposium de fiscalización, con Hubert Weber, presidente del Tribunal de Cuentas Europeo, el más alto funcionario de los asistentes (no sólo en estatura) que sigue atentamente sus explicaciones.
La riqueza bibliotecaria futura se fundamentará en el potencial para acceder a la documentación electrónica y no en los grandes depósitos, como hasta ahora. Las universidades deberán contratar costosas licencias, emprender trabajos de digitalización y disponer de potentes servidores de información, así como atender los nuevos hábitos sociales de estudio y lectura con horarios distintos a los actuales. Se impone la necesidad de establecer consorcios para evitar la duplicidad de gastos, y recurrir a la inevitable especialización, tanto en las instalaciones como en la formación del bibliotecario.
Estas bibliotecas digitales utilizan licencias de uso de los recursos informáticos que nos permiten el acceso a los textos de esas revistas, por un plazo variable según el editor, con un mínimo de un año. Si la licencia es anual, podríamos estar en presencia de un gasto y no de una inversión en inmovilizado inmaterial, salvo que el acceso fuese plurianual. Entonces, al igual que ocurre con las licencias de uso de software, podrían ser consideradas como inversión respecto a la primera cuota satisfecha y como gasto las posteriores.P.D. Dos comentarios de lujo a continuación:
ADOLFO DODERO opina más abajo.
Adolfo es autor de libros de referencia en contabilidad pública. Es Doctor en Ciencias Económicas y Empresariales, Profesor de Contabilidad Pública y Dtor. de los Servicios Económicos y Financieros del Ayto. de Móstoles.
JAVIER GRANDÍO opina más abajo.
Javier es un contable de referencia en el sector público universitario, desde su puesto de jefe del servicio de contabilidad en al Universidad Jaime I y como director económico del Ayuntamiento de Castellón.
Fiscalizacion.es 
Don Pepe Rincón es un funcionario como hay pocos, dedicado a la biblioteca con profesionalidad máxima, y con un amor hacia el libro digno de destacar.
Para mí ha sido un lujo realizar una visita a la biblioteca Histórica de la Universidad de Salamanca guiada por el estacionario Pepe Rincón. En efecto, con su jubilación se perderá una forma de ver y entender la biblioteca.
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El tema de si los fondos bibliográficos son gasto o inmovilizado es complicado. Si nos atenemos a la normativa, en la contabilidad pública está claro: en la cuenta 229.- Otro inmovilizado material se deben incluir «cualesquiera otras inmovilizaciones materiales no incluidas en las demás cuentas de éste subgrupo, como los fondos bibliográficos y documentales…».
Sin embargo, en virtud del principio de importancia relativa, podría considerarse que, si se trata de elementos de poco valor, cabría perfectamente dentro de los gastos, como de hecho procuramos considerar los profesionales a efectos de su deducción en la base imponible.
Desde el punto de vista de la contabilidad pública, parece acertado que los fondos documentales se consideren inversión, pues tanto las universidades como, en general, todos los centros de enseñanza y los Ayuntamientos utilizan las bibliotecas como «medio de producción», dándose además otras características consustanciales a los elementos de inmovilizado: son bienes susceptibles de varios usos y de amplia vida útil.
Desde un enfoque menos serio, no cabe duda que para muchos ciudadanos la libros son un inmovilizado, pues los compran para que «queden bien» en la estantería, y en consecuencia se podrían equiparar a los cuadros con ciervos, el jarrón ortera comprado en un viaje a Tailandia y demás elementos decorativos que acostumbran a proliferar en nuestras casas. En estos casos, debería además procederse a su amortización periódica, pues su valor disminuye con el transcurso del tiempo.
Yo creo que lo que debería decretarse en el caso de los libros es la «contabilidad» subjetiva, esto es, otorgarles el valor que para uno tienen. En éste caso debería admitirse, además, la valoración negativa, pues hay algunos autores que tienen méritos mas que sobrados para ello.
Saludos
Adolfo Dodero
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En contabilidad pública, “hoy”, en la medida en que puedan ser utilizados en varios ejercicios, los fondos bibliográficos y/o documentales suponen un gasto presupuestario (capítulo 6) del ejercicio en que se adquieren, en tanto que una inversión en sentido económico, a reflejar en el inmovilizado material (grupo 2) del balance. Posteriormente, a través del gasto por amortización, esta inversión irá “pasando” por el resultado económico -y transformándose en factor de coste de los servicios prestados- a lo largo de los ejercicios de su vida útil.
Si el uso u obsolescencia de los fondos bibliográficos y/o documentales queda circunscrito a un ejercicio contable, parece conveniente su tratamiento como gasto económico del ejercicio en se adquieren.
Por otra parte, existen fondos bibliográficos y/o documentales que, por su extraordinario valor (incunables, etc.), lucirán permanentemente como inmovilizados materiales y, como otras obras de arte, no deberán ser objeto de amortización. Cuestión distinta podría ser, en su caso, la necesidad de realizar alguna provisión si se pusiese de manifiesto una pérdida objetiva de su valor.
Estos criterios, por supuesto, deberán ser ponderados en términos de importancia relativa, pues si una entidad adquiere un par de libros al año tampoco pasa nada si los trata como gasto desde el principio. Desde luego, no será ése el caso de las universidades públicas o las administraciones locales, cuyas correspondientes bibliotecas se nutren anualmente con cifras nada desdeñables y acumulan un patrimonio extraordinario.
Empezaba este comentario diciendo que “hoy” porque, como tan oportunamente señala Antonio Arias en el artículo que da origen a este debate, es cada vez más frecuente, acaso ineludible, la digitalización o la puesta en red de toda clase de fondos bibliográficos y/o documentales -así como de gran parte de actividades o servicios que recibimos cotidianamente (prensa, consulta y contratación de viajes, cines, teatros, banca, seguros, asistencia médica, enseñanza, etc.)-, lo que, entre otras consecuencias, supone un incremento exponencial en la accesibilidad a los mismos, vía Internet u otros medios o redes telemáticas, y, como diría Ronald Coase, una disminución significativa en los correspondientes costes de transacción.
Pronto, en pocos segundos, podrá transferirse por red toda la información disponible en las mayores bibliotecas del mundo … por lo que lo que el concepto de propiedad, tal como jurídicamente lo entendemos ahora, está llamado a evolucionar mucho, al menos en este ámbito.
Así, quizás pronto, los contables debamos pasar por resultados (pérdidas) todas las inversiones en fondos bibliográficos/documentales que mantenemos en el balance de nuestras instituciones, pues es más que probable que, en pocos años, todo libro, enciclopedia, revista científica etc, sea accesible desde cualquier ordenador conectado en red y consultable por unos pocos céntimos que apenas se noten en los resultados … o por el módico precio de visionar unos segundos la publicidad de algún espónsor generoso.
Pues sólo eso, nada nuevo que no expliquen mejor los maestros Antonio y Adolfo.
Saludos.
Javier Grandío
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Amigos, no quiero dejar pasar la ocasión de compartir con vosotros algunas ideas de los libros. ¡Como han cambiado las costumbres biliotecarias!
En el siglo XV, los libros que habian permanecido guardados en las arcas del tesoro pasaron a un lugar determinado a bibliotecas donde fueron encadenados y donde se colocaron los correspondientes bancos para los lectores. Se regulo el horario de apertura, dos horas por la mañana y dos horas por la tarde.
Hoy dia los libros estan al alcance de cualquier alumno e investigador, ademas hay un servicio de prestamo interbibliotecario que lo pueden tener en su casas hasta treinta dias.
El horario normal de cualquier biblioteca es de doce horas diarias y un mes antes de los exámenes finales de hasta veinticuatro horas. ¿Que más se puede pedir?
En fin, las bibliotecas son la fortaleza de las monarquias e imperios, en parangón con el ejercito, la armada, la justicia, las instituciones juridicas y el orden público.
Un fuerte abrazo desde Salamanca, amigos.
Pepe Rincón, Estacionario Mayor de la Universidad de Salamanca.
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