Mejora contínua en Auditoría Interna

Acabo de participar, por primera vez en mi vida, en una videoconferencia intercontinental. Se trataba de presentar la ponencia «Experiencias internacionales en la implantación de modelos de control interno para entidades públicas. El caso español» dentro del Encuentro Internacional de Control Interno, que organizaba la Escuela de Gobierno y Políticas Públicas de Antioquía, que dirige el Doctor John Cardona. Mil cien congresistas escuchaban al otro lado, con el Gobernador del Estado, Luis Alfredo Ramos Botero, al frente … Toda una experiencia.

La calidad de imagen a través de Skype es alta y suficiente para un congreso internacional. El sonido no está a esa altura, así que se usa el teléfono de toda la vida. Las diapositivas se pasan desde allí, previamente enviadas y entrenadas con la ayudante, Katalina, que estuvo muy atenta a todo. En fin, nada que envidiar a los sistemas más avanzados y seguros de videoconferencia, que intentamos hasta el último momento a través de Polycom, pero los duendes hicieron de las suyas … La imagen se cortó varias veces, pero la línea telefónica estuvo a la altura. 

Así que, en zapatillas pero con corbata, desde la tranquilidad del hogar colaboramos en la causa con nuestro hermanos de Medellín. Eso sí: nos quedamos en el eterno otoño asturiano sin disfrutar de la ciudad de la eterna primavera, pero encantados de compartir mesa virtual con ilustres personalidades del mundo latinoamericano del control público. También nos ahorramos un palizón de viaje.

El encuentro buscaba promover la reflexión sobre el papel de los responsables de las oficinas de control interno de las entidades públicas, dentro de la concepción moderna del sistema integrado de gestión pública. Una de las primeras aproximaciones nos lleva al Manual de Buenas Prácticas de la ANAO australiana, con su moderno concepto de la Auditoría Interna Eficaz. Aprovecho para remitir aquí al Manual de auditoría de gestión del TCE, de interés para los asistentes a la Jornada y que explica en perfecto castellano cómo deben planificarse y ejecutarse las auditorías de gestión y cómo deben elaborarse los informes correspondientes.

Está surgiendo con fuerza un cambio de modelo que afecta fundamentalmente a la estrategia y funcionamiento del departamento de auditoría interna, más orientado al futuro y priorizando sus actividades a través de un ranking de riesgos asumibles. Se trata de una evolución desde aquel órgano de control interno tradicional (vigilante) que se concentraba en auditorías de cumplimiento y regularidad, hasta el moderno concepto del auditor como consejero Independiente que pone su atención en la eficacia y eficiencia, con especial énfasis en la ayuda a esa dirección ejecutiva. Algo que ya hemos tratado en esta bitácora.

Me sorprende la cultura de mejora contínua del mundo administrativo anglosajón. Las encuestas a los ususarios son un valioso mecanismo de regeneración que puede proporcionar información cuantitativa y cualitativa en numerosos aspectos de su trabajo. En auditoría interna, esta evaluación debe suponer más que una simple recogida de datos y la comparación de las referencias. Establecerá donde se requiere una mejora de los procesos, preguntando lo que se hizo bien y lo que se hizo pobremente. Además, una aproximación más exigente requiere que un “colega” externo revise algunas auditorías previamente seleccionadas, como hemos comentado aquí.

Las encuestas pueden dirigirse de manera más o menos formal. Así, se puede usar la discusión de grupo o incluso a través de e-mail para recoger los comentarios del cliente. Una encuesta formal debería usarse a la finalización de cada plan de auditoría para evaluar su actuación. Los cuestionarios deben ser tan breves como sea posible para permitir su realización en un tiempo aceptable. Para facilitar la comparabilidad deben incluir una escala numerada de evaluación, así como preguntas subjetivas para asegurar la consistencia entre interpretación y evaluación. La probabilidad de recibir una contestación oportuna puede ser reforzada dirigiendo la encuesta a una persona particular con una nota del más alto ejecutivo. Mirad un ejemplo:

ÁREAS MÁS IMPORTANTES (PUNTOS: 1 2 3 4 5)

Apoyo de la dirección (de 1 a 5)

Es importante que nuestros «clientes» entiendan por qué emprendemos las actividades programadas cada año y ante quien somos responsables.

• He sido consultado este año por la auditoría interna en relación con los riesgos y procesos críticos en mi área.
• Tuve la oportunidad de hacer comentarios al plan estratégico y anual del trabajo de auditoría interna.

Encontrar las necesidades del Cliente (de 1 a 5)

La auditoría interna intenta programar un alcance que recoja sus necesidades empresariales y que se dirija dentro de la organización a las áreas de riesgo más altas.

• La auditoría emprendida en mi área fue útil.
• La auditoría se dirigió a los procesos y riesgos más importantes.
• Tuve la oportunidad de proporcionar sugerencias a la planificación.
• Las recomendaciones hechas en la auditoría fueron claras, constructivas y pertinentes.
• El informe de auditoría contribuirá a mi futuro trabajo en el área.

Procesos de auditoría interna (de 1 a 5)

La auditoría interna supervisa contínuamente sus propios procesos y procedimientos para asegurar que son tan eficientes y eficaces como sea posible y que causan necesariamente la mínima interrupción a sus propias actividades.

• El personal de auditoría me comunicó importantes resultados y conclusiones, que se manifiestaron durante la auditoría.
• No hubo “ninguna sorpresa” en la discusión o redacción del borrador de documento.

Recursos de auditoría interna (de 1 a 5)

Se establecen equipos de auditoría interna multi-disciplinares, con un amplio catálogo de habilidades y conocimientos para aumentar al máximo su eficacia.

• El personal de auditoría interna conoce bien mi funcionamiento.
• El personal de auditoría interna trabajó de una manera profesional.
• El lapso tiempo desde el comienzo a la conclusión del informe final fue el apropiado.
• El último informe de auditoría fue oportuno, comparado con la fecha de término del trabajo de campo.
• No hubo ninguna interrupción indebida en mi trabajo durante la auditoría.

En fin, que guardo un extraordinario recuerdo de mi visita al Metrocable de Medellín. Un ejemplo extraordinario de las Políticas Públicas contra la exclusión, que ha transformado esa ciudad y la ha convertido en una referencia mundial por su éxito en la lucha contra la marginalidad y la pobreza.